Politica de confidențialitate și protecția datelor

Versiunea 1.2 · actualizat la 1 octombrie 2026

1. Cine este operatorul

Tenas Online SRL, CUI 37147524, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2017000462220, capital social 200 lei, operator al platformei B2B IN, stabilește scopurile și principalele mijloace ale prelucrării datelor pentru administrarea serviciului, conturile utilizatorilor și baza proprie de informații și recomandări. Sediu: Jud. Iași, Sat Vorovești, Comuna Miroslava, Strada Pieptănari, Nr. 3C, Camera 1.

Contact privind protecția datelor: privacy@b2bin.ro. Contact general: contact@b2bin.ro.

2. Cui se aplică această politică

Politica se aplică utilizatorilor și reprezentanților organizațiilor care folosesc B2B IN, persoanelor care ne contactează și persoanelor fizice ale căror date profesionale pot apărea în platformă din surse publice, oficiale, licențiate sau furnizate de clienți.

Informațiile care privesc exclusiv o persoană juridică nu sunt, prin ele însele, date cu caracter personal. Dacă un câmp asociat unei societăți identifică în realitate o persoană fizică, îl tratăm ca dată cu caracter personal.

3. Ce date putem prelucra

Date de cont și reprezentare: nume, prenume, e-mail profesional, telefon dacă este furnizat, funcție, organizație, CUI, setări și informații de autentificare.

Date privind utilizarea serviciului: autentificări, acțiuni în cont, căutări, companii salvate, feedback, solicitări de suport și jurnale de securitate.

Date de facturare: datele necesare emiterii documentelor fiscale și administrării plăților. Datele complete ale cardului, dacă plata cu cardul este activată, sunt procesate de furnizorul de plată și nu sunt stocate de B2B IN decât dacă este necesar și permis prin integrarea respectivă.

Date despre companii: denumire, CUI, sediu, formă juridică, activități CAEN, statut, indicatori financiari și alte date referitoare la persoana juridică.

Contacte profesionale: telefon, e-mail, website, adresă, nume sau funcție disponibile dintr-o sursă permisă. Dacă aceste informații identifică o persoană fizică, se aplică GDPR.

Date introduse de client în spațiul privat: contacte, note, liste, calificări și alte informații profesionale introduse de organizația clientă, inclusiv oportunități de vânzare, etape, valori și acțiuni următoare introduse în CRM.

Metadate de utilizare a Asistentului AI: cine a folosit funcția, când, ce unealtă a platformei a fost apelată în cadrul conversației și eventuale erori de furnizor. Conținutul conversațiilor (întrebările și răspunsurile) NU este reținut de platformă.

Metadate despre exporturile de date CSV: tipul exportului, numărul de rânduri, organizația și momentul - fără conținutul exportat.

Declarațiile exprimate la înregistrarea organizației (declarația privind corectitudinea datelor și acordul de contactare oficială), împreună cu data și ora exprimării lor.

Datele de contact ale societății confirmate de reprezentant (telefon, e-mail), furnizate la înregistrare sau în profilul companiei.

Conținutul profilului de companie (descriere, servicii, categorii, puncte de lucru, site, logo, fotografii). Fotografiile sunt încărcate pe răspunderea utilizatorului și nu trebuie să conțină persoane identificabile fără acordul acestora.

Evidențele de utilizare a funcției de date de contact (ce interogare a fost efectuată, când, de către ce cont de utilizator) — păstrate în scop de facturare internă a cotelor, audit și conformitate contractuală cu furnizorii de date.

4. De unde provin datele

Direct de la utilizator, atunci când creează contul, contractează serviciul, completează profilul sau contactează suportul.

Din surse oficiale și publice despre companii, inclusiv registre, seturi open-data și pagini instituționale, în condițiile legii și ale licenței aplicabile.

De pe website-ul public al unei companii, dacă această funcție este activată și numai pentru informații profesionale relevante, în limitele permise de lege și de condițiile sursei.

Din integrări terțe activate de client. Pentru ListaFirme, accesul se face exclusiv cu cheia API proprie a clientului, în limitele drepturilor sale contractuale.

De la client, în spațiul privat al organizației sale.

Direct de la reprezentantul firmei, prin confirmarea și completarea datelor la înregistrare și în profilul companiei (date marcate în platformă ca fiind confirmate de deținător).

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

Executarea contractului sau demersuri la cererea utilizatorului: creare cont, autentificare, furnizarea funcțiilor, suport, administrarea abonamentului.

Obligații legale: facturare, evidențe fiscal-contabile, răspunsuri către autorități și alte obligații aplicabile.

Interes legitim: securitatea serviciului, prevenirea fraudei și abuzului, apărarea drepturilor, îmbunătățirea produsului și furnizarea unui serviciu B2B de organizare și identificare a relațiilor comerciale relevante, atunci când interesele și drepturile persoanei nu prevalează.

Consimțământ: cookie-uri și tehnologii neesențiale, marketing propriu atunci când legea îl cere și alte situații în care solicităm în mod expres acordul.

Comunicările comerciale (newsletter, oferte, noutăți de produs) se trimit numai cu consimțământ separat, distinct de comunicările tranzacționale necesare furnizării serviciului (facturi, notificări de plată eșuată, notificări privind expirarea abonamentului). Dezabonarea de la comunicările comerciale se poate face oricând, printr-un link dedicat în fiecare mesaj, sau la privacy@b2bin.ro, fără a afecta comunicările tranzacționale necesare furnizării serviciului.

Pentru informațiile care privesc exclusiv persoanele juridice, GDPR nu se aplică; rămân însă aplicabile regulile privind sursa, licența, confidențialitatea și alte norme relevante.

Înregistrarea declarațiilor de la crearea organizației, cu data și ora lor — executarea contractului și interesul legitim de a preveni conturile neautorizate și de a putea dovedi exprimarea declarațiilor.

Afișarea profilului de companie către ceilalți utilizatori autentificați — executarea contractului (funcție a serviciului, activată prin completarea profilului de către organizație).

Ținerea evidențelor de utilizare a funcției de date de contact — executarea contractului (contorizarea cotelor) și interesul legitim de conformitate cu obligațiile contractuale față de furnizorii de date.

6. Informații obținute indirect și surse publice

Dacă B2B IN deține un telefon, e-mail, nume sau altă informație care identifică o persoană fizică și datele nu au fost obținute direct de la acea persoană, această Politică constituie o informare publică privind identitatea operatorului, sursa/categoriile de surse, scopurile, temeiurile, destinatarii, perioada de păstrare și drepturile persoanei.

Atunci când legea cere o informare individuală suplimentară, B2B IN va utiliza o modalitate adecvată. Atunci când o excepție prevăzută de GDPR este aplicabilă, B2B IN păstrează această Politică și mecanismele de exercitare a drepturilor ca măsuri de transparență.

B2B IN nu consideră simpla publicare a unui contact într-o sursă publică drept consimțământ pentru marketing.

7. Cui putem comunica datele

Utilizatorilor profesioniști autentificați, pentru informațiile pe care serviciul este autorizat să le afișeze.

Furnizorilor care ne ajută să operăm serviciul - de exemplu hosting, e-mail, plăți, suport, backup, securitate și servicii AI - numai în limitele rolului lor contractual, inclusiv:

Hetzner Online GmbH (Germania) — furnizorul de găzduire (server) pe care rulează platforma.

Brevo (Sendinblue SAS, Franța) — furnizorul de e-mail tranzacțional și comercial.

NETOPIA Payments — procesatorul de plăți, pentru procesarea tranzacțiilor cu cardul. B2B IN nu stochează datele complete ale cardului; acestea sunt procesate și gestionate de NETOPIA Payments conform propriilor reguli de securitate.

FGO — emitentul de facturi, pentru datele de facturare necesare emiterii documentului fiscal aferent abonamentului.

Furnizorul AI ales de organizație (Asistentul AI, funcție opțională). Dacă organizația conectează propria cheie API de la Anthropic (Claude) sau OpenAI, întrebările utilizatorilor ei și datele selectate din spațiul organizației se transmit acelui furnizor, în cadrul contractului și contului propriu al organizației cu el - nu în cadrul unei relații de subprocesare a Tenas Online SRL cu acel furnizor. Platforma nu reține conținutul acestor conversații.

Autorităților și altor destinatari atunci când divulgarea este impusă sau permisă de lege.

În cazul unei reorganizări, fuziuni, vânzări sau transfer de activitate, cu garanțiile aplicabile.

8. Datele de contact prin furnizori licențiați

Funcția inclusă în plan. Pe planurile care includ funcția, platforma obține date de contact ale firmelor de la furnizori de date licențiați (în prezent ListaFirme.ro, operat de Borg Design S.R.L.), în temeiul acordurilor încheiate de Tenas Online SRL cu aceștia. Rezultatele se afișează cu sursa și data obținerii.

Spațiul propriu al organizației. Rezultatele obținute se păstrează separat pentru fiecare organizație client și nu sunt reutilizate pentru alte organizații. Durata de păstrare este de maximum 6 luni de la ultima obținere sau actualizare, cu eliminare automată.

Limite de utilizare. Platforma afișează date de contact la nivel de societate; funcția nu are ca obiect date de contact care identifică direct o persoană fizică. Persoanele ale căror date ar apărea totuși într-un rezultat beneficiază de mecanismele din secțiunea „Corectarea, eliminarea și suprimarea unui contact".

Conectarea propriului acces (opțional). Organizația care își conectează propriul acces la furnizor: cheia de acces se stochează criptat, nu se afișează după salvare și se folosește exclusiv pentru organizația respectivă; interogările astfel efectuate sunt guvernate de contractul organizației cu furnizorul. La deconectare, cheia se șterge.

Încetare. La încetarea funcției sau a contului, datele din spațiul propriu al organizației se elimină conform secțiunii privind păstrarea datelor.

9. Cât timp păstrăm datele

Datele de cont se păstrează pe durata relației contractuale și ulterior numai atât cât este necesar pentru obligații legale, apărarea drepturilor și soluționarea disputelor.

Documentele fiscal-contabile se păstrează pe durata cerută de legislația aplicabilă.

Jurnalele de securitate și acces se păstrează, de regulă, până la 12 luni, cu posibilitatea prelungirii atunci când există un incident, o investigație sau o obligație legală.

Datele private introduse de client se păstrează pe durata contului și sunt șterse sau returnate după încetarea serviciului conform DPA, cu o perioadă tehnică rezonabilă pentru backupuri.

Datele din surse publice sau oficiale se păstrează și se actualizează cât timp sunt necesare scopului B2B și utilizarea rămâne permisă. Înregistrările minimale necesare pentru respectarea unei opoziții sau suprimări pot fi păstrate atât timp cât este necesar pentru a evita reintroducerea automată a informației.

Cache-ul ListaFirme respectă limita contractuală de maximum 6 luni.

Declarațiile de la înregistrare: pe durata contractului și ulterior pe durata termenelor de prescripție aplicabile.

Evidențele de utilizare a funcției de date de contact: pe durata necesară contorizării, auditului și obligațiilor contractuale față de furnizori.

Metadatele de utilizare a Asistentului AI și evidențele de exporturi CSV: pe durata necesară auditului și fiabilității operaționale a platformei, fără conținut asociat.

Fotografiile din profilul companiei: platforma păstrează exclusiv versiunea procesată tehnic (redimensionată, fără metadate); fișierul original se elimină imediat după procesare. Conținutul profilului se șterge la ștergerea lui de către organizație sau la închiderea contului.

10. Drepturile persoanelor fizice

În condițiile GDPR, persoana vizată poate solicita accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea acolo unde se aplică și poate formula opoziție la prelucrarea bazată pe interes legitim.

Pentru marketing direct, persoana se poate opune în orice moment, iar datele nu vor mai fi utilizate de B2B IN pentru acel scop.

Solicitările se trimit gratuit la privacy@b2bin.ro. Nu este necesar un cont B2B IN. Putem cere numai informațiile rezonabil necesare pentru verificarea identității și prevenirea solicitărilor frauduloase.

11. Corectarea, eliminarea și suprimarea unui contact

Orice persoană sau reprezentant al unei companii poate semnala un contact greșit, vechi, personal sau nedorit. Vom verifica sursa și contextul și putem corecta, ascunde sau elimina informația.

Dacă o informație este contestată și există un risc rezonabil că reprezintă un contact personal, o putem ascunde temporar până la verificare. Atunci când trebuie să respectăm o opoziție sau o eliminare, putem păstra o înregistrare minimală de suprimare pentru a evita reintroducerea automată a aceluiași contact.

12. Decizii automate și AI

B2B IN poate utiliza AI și alte metode automate pentru a prioritiza sau explica recomandări. Aceste procese nu sunt concepute pentru a produce, fără intervenție umană, efecte juridice asupra persoanelor fizice sau efecte similare semnificative.

Utilizatorul este informat atunci când interacționează direct cu un sistem AI în cazurile în care legea cere această transparență.

Asistentul AI (funcție opțională, cu cheie proprie a organizației). Funcția e descrisă în detaliu la secțiunea „Inteligență artificială și recomandări automate" din Termeni și Condiții. În scurt: organizația conectează propria cheie de la un furnizor AI ales de ea (Claude sau OpenAI); întrebarea utilizatorului și datele selectate din spațiul organizației se transmit acelui furnizor prin cheia organizației; platforma nu reține conținutul conversațiilor, doar metadate de utilizare (secțiunea 3 de mai sus); asistentul nu ia decizii automate cu efect juridic asupra vreunei persoane.

13. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscul, inclusiv controlul accesului, separarea organizațiilor, protecția credentialelor și cheilor API, jurnalizare de securitate, backup și criptare acolo unde este adecvată. Accesul intern este limitat la persoanele care au nevoie de el pentru furnizarea serviciului.

14. Transferuri internaționale

Dacă un furnizor prelucrează date în afara Spațiului Economic European, transferul se realizează numai în baza unui mecanism permis de GDPR și a garanțiilor aplicabile. Informațiile relevante despre furnizorii activi vor fi puse la dispoziție în această Politică sau la cerere.

Dacă organizația conectează la Asistentul AI o cheie de la un furnizor cu sediul în afara Spațiului Economic European (de exemplu Anthropic sau OpenAI, cu sediul în SUA), transferul internațional aferent acelei conversații are loc în cadrul contractului propriu al organizației cu furnizorul ales, guvernat de mecanismele de transfer pe care furnizorul respectiv le aplică - nu printr-un contract al Tenas Online SRL cu acel furnizor.

15. Cookie-uri

Cookie-urile strict necesare sunt utilizate pentru funcționarea și securitatea serviciului. Cookie-urile sau tehnologiile neesențiale sunt activate numai în condițiile descrise în Politica privind cookie-urile și, atunci când legea cere, numai după consimțământ.

Dacă și când platforma activează Google Analytics 4, aceasta se va face exclusiv sub mecanismul de consimțământ (Google Consent Mode v2). Cookie-urile corespunzătoare vor fi listate explicit în Politica de cookie-uri înainte de activare, conform regulii deja existente în acea politică — fără activare implicită, fără cookie-uri de analiză înainte de acest mecanism.

16. Plângeri

Persoana vizată poate depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și poate utiliza celelalte căi de atac prevăzute de lege.

17. Actualizarea politicii

Putem actualiza această Politică atunci când se schimbă serviciul, sursele, furnizorii sau cerințele legale. Versiunea publicată va indica data ultimei actualizări. Ultima actualizare: 1 octombrie 2026.